Política de tratamiento de datos

MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

 

  1. OBJETIVO

 

Establecer las políticas y procedimientos de tratamiento de la información dando cumplimiento a la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 t el decreto 886 de 2014, que desarrollan el derecho constitucional que tienen los titulares de la información a conocer, actualizar rectificar y solicitar la eliminación de los datos personales registrados en las bases de datos o archivos de CADENA MELODIA DE COLOMBIA S.A.S.

 

  1. ALCANCE

 

Aplica para todos los procedimientos que en la operación de la CADENA MELODIA DE COLOMBIA S.A.S. realicen tratamiento de datos personales, dando alcance a los trabajadores, Proveedores y Clientes.

 

  1. CONSIDERACIONES GENERALES

 

CADENA MELODIA DE COLOMBIA S.A.S. (en adelante CADENA MELODIA) es una sociedad cuyo objeto social principal incluye las siguientes actividades: Explotación comercial de los negocios de radiodifusión, televisión, cinematógrafo, publicidad y aeronaves en todas sus modalidades, con miras al desarrollo comercial, cultural, técnico e industrial.

 

El artículo 15 de la Constitución de la República de Colombia consagra el derecho de cualquier persona de conocer, actualizar y rectificar los datos personales que existan sobre ella en banco de datos o archivos de entidades públicas o privadas. Igualmente, ordena a quienes tienen datos personales de terceros respetar los derechos y garantía previstos en la Constitución cuando se recolecta, trata y circula esa clase de información.

 

La Ley Estatutaria 1581 del 17 de octubre de 2012 establece las condiciones mínimas para realizar el tratamiento legítimo de los datos personales de los clientes, empleados y cualquier otra persona natural. Tanto los literales k) del artículo 17 como f) del artículo 18 de dicha ley obliga a los responsables y encargados del tratamiento de datos personales a “adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos”.

 

El artículo 25 de la misma ley ordena que las políticas de tratamiento de datos son de obligatorio cumplimiento y que su desconocimiento acarreará sanciones. Dichas políticas no pueden garantizar un nivel de tratamiento inferior al establecido en la ley 1581 de 2012.

 

El capítulo III del Decreto 1377 del 27 de junio de 2013 reglamenta algunos aspectos relacionados con el contenido y requisitos de las Políticas de Tratamiento de Información y los Avisos de Privacidad.

 

CADENA MELODIA está comprometida con el respeto de los derechos de sus clientes, empleados y terceros en general. Por eso, adopta la siguiente política de tratamiento de datos personales de obligatoria aplicación en todas las actividades que involucre el tratamiento de datos personales.

 

  1. OBLIGATORIEDAD 

 

Estas políticas son de obligatorio y estricto cumplimiento por parte de todos los empleados de CADENA MELODIA, los contratistas y terceros que obran en nombre de CADENA MELODIA.

 

Todos los empleados de CADENA MELODIA deben observar y respetar estas políticas en el cumplimiento de sus funciones. En los casos en que no exista vínculo laboral, se deberá incluir una cláusula contractual para que quienes obren en nombre de CADENA MELODIA se obliguen a cumplir estas políticas.

 

El incumplimiento de las mismas originará sanciones de tipo laboral o responsabilidad contractual según el caso. Lo anterior sin perjuicio del deber de responder patrimonialmente por los daños y perjuicios que cause a los titulares de los datos o a CADENA MELODIA por el incumplimiento de estas políticas o el indebido tratamiento de datos personales.

 

Para todos los efectos, este documento hará las veces del manual interno de políticas y procedimientos, así como las políticas de tratamiento de información a que se refieren los artículos 17 (literal k), 18 (Literal f) y 25 (párrafo 25)

 

  1. DEFINICIONES GENERALES

 

  • Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular del dato para llevar a cabo el tratamiento.

 

  • Consulta: solicitud del titular del dato o las personas autorizadas por éste o por la ley para conocer la información que reposa sobre ella en bases de datos o archivos.



Estos datos se clasifican en sensibles, públicos, privados y semiprivados.




  • Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

 

  • Dato personal sensible: Información que afecta la intimidad de la persona o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos, o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos (huellas dactilares, entre otros).

 

  • Dato personal público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y todos aquellos que no sean semiprivados o privados. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, registros públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva, los relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Son públicos los datos personales existentes en el registro mercantil de las Cámaras de Comercio (Artículo 26 del C.Cio).

Estos datos pueden ser obtenidos y ofrecidos sin reserva alguna y sin importar si hacen alusión a información general, privada o personal.

 

  • Dato personal privado. Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para la persona titular del dato. Ejemplos: libros de los comerciantes, documentos privados, información extraída a partir de la inspección del domicilio.

 

  • Dato personal semiprivado. Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como, entre otros, el dato referente al cumplimiento e incumplimiento de las obligaciones financieras o los datos relativos a las relaciones con las entidades de la seguridad social.

 

  • Encargado del tratamiento: persona que realiza el tratamiento de datos por cuenta del responsable del tratamiento.

 

  • Reclamo: solicitud del titular del dato o las personas autorizadas por éste o por la ley para corregir, actualizar o suprimir sus datos personales.

 

  • Responsable del tratamiento: persona que decide sobre, entre otras, la recolección y fines del tratamiento. Puede ser, a título de ejemplo, la empresa dueña de la base de datos o sistema de información que contiene datos personales.

 

  • Titular del dato: Es la persona natural a que se refieren los datos.

 

  • Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales como, entre otros, la recolección, el almacenamiento, el uso, la circulación o supresión de esa clase de información.

 

  • Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro (transmisión nacional) o fuera de Colombia (transmisión internacional) y que tiene por objeto la realización de un tratamiento por el Encargado por cuenta del responsable.

 

  • Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

 

  1. POLÍTICA DE HABEAS DATA:

 

“CADENA MELODIA DE COLOMBIA S.A.S. dando cumplimiento a la Ley Estatutaria 1581 del 2012 y Decreto Reglamentario 1377 de 2013, dentro del normal desarrollo de sus actividades y en cumplimiento de su objeto social efectuá operaciones de recolección, almacenamiento, uso, circulación y actualización de datos personalesque han sido suministrados y autorizados de manera libre, previa, clara expresa, voluntaria e informada por los titulares de la información y que reposan en las bases de datos y archivos fisicos, bajo medidas técnicas, humanas y administrativas que garantizan su confidencialidad, veracidad y disponibilidad, evitando alteración, perdida, consulta, uso o acceso no autorizados”.

 

  1. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

 

El tratamiento de datos personales debe realizarse respetando las normas generales y especiales sobre la materia y para actividades permitidas por la ley. En el desarrollo, interpretación y aplicación de la presente política, se aplicarán de manera armónica e integral los siguientes principios:

 

  1. PRINCIPIOS RELACIONADOS CON LA RECOLECCIÓN DE DATOS PERSONALES.

 

  • Principio de libertad: Salvo norma legal en contrario, la recolección de los datos sólo puede ejercerse con la autorización previa, expresa e informada del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin el previo consentimiento del titular, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

 

Se deberá informar al titular del dato de manera clara, suficiente y previa acerca de la finalidad de la información suministrada y, por tanto, no podrá recopilarse datos sin la especificación sobre la finalidad de los mismos.

 

El principio de libertad debe observarse tanto para el caso de los datos que se recolectan a través de formatos como los que hacen parte de los anexos o documentos que entregan los titulares de los datos a CADENA MELODIA.

 

No se podrán utilizar medios engañosos o fraudulentos para recolectar y realizar Tratamiento de datos personales.

 

  • Principio de limitación de la recolección: Sólo deben recolectarse los datos personales que sean estrictamente necesarios para el cumplimiento de las finalidades del tratamiento, de tal forma que se encuentra prohibido el registro y divulgación de datos que no guarden estrecha relación con el objetivo del tratamiento. En consecuencia, debe hacerse todo lo razonablemente posible para limitar el procesamiento de datos personales al mínimo necesario. Es decir, los datos deberán ser: (i) adecuados, (ii) pertinentes y (iii) acordes con las finalidades para las cuales fueron previstos.

 

  1. PRINCIPIOS RELACIONADOS CON EL USO DE DATOS PERSONALES.

 

  • Principio de finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al titular. Se deberá comunicar al titular del dato de manera clara, suficiente y previa acerca de la finalidad de la información suministrada y, por tanto, no podrán recopilarse datos sin una finalidad específica.

 

Los datos deben ser tratados de acuerdo a los usos autorizados. Si, con el tiempo, el uso de los datos personales cambia a formas que la persona, no espera, es necesario obtener nuevamente el consentimiento previo del titular.

 

  • Principio de temporalidad: Los datos personales se conservarán únicamente por el tiempo razonable y necesario para cumplir la finalidad del tratamiento y las exigencias legales o instrucciones de las autoridades de vigilancia y control u otras autoridades competentes. Los datos serán conservados cuando ello sea necesario para el cumplimiento de una obligación legal o contractual. Para determinar el término del tratamiento se considerarán las normas aplicables a cada finalidad y los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información.

 

Una vez cumplida la (las) finalidad(es) se procederá a la supresión de los datos. 

 

  • Principio de no discriminación: Queda prohibido realizar cualquier acto de discriminación por las informaciones recaudadas en las bases de datos o archivos.

 

  • Principio de reparación: Es obligación indemnizar los perjuicios causados por las posibles fallas en el tratamiento de datos personales.

 

  1. PRINCIPIOS RELACIONADOS CON LA FINALIDAD DE LA INFORMACIÓN.

 

  • Principio de veracidad o calidad: la información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error. Se deberán adoptar medidas razonables para asegurar que los datos sean precisos y suficientes y, cuando así lo solicite el Titular o cuando CADENA MELODIA lo determine, sean actualizados, rectificados o suprimidos cuando sea procedente.

 

  1. PRINCIPIOS RELACIONADOS CON LA PROTECCIÓN, EL ACCESO Y CIRCULACIÓN DE DATOS PERSONALES.

 

  • Principio de seguridad: Cada persona vinculada con CADENA MELODIA deberá cumplir las medidas técnicas, humanas y administrativas que establezca la entidad para otorgar seguridad a los datos personales evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

 

  • Principio de transparencia: en el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

 

  • Principio de acceso restringido: Sólo se permitirá acceso a los datos personales a las siguientes personas:

 

  • Al titular del dato

 

  • A las personas autorizadas por el titular del dato

 

  • A las personas que por mandato legal u orden judicial sean autorizadas para conocer la información del titular del dato.

 

  • A las demás personas legitimadas según lo indica el artículo 20 del decreto 1377 de 2013. 

 

  • A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial

En todos los casos, antes de dar acceso a los datos se debe establecer con certeza y suficiencia la identidad de la persona que solicita conocer los datos personales.

 

Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley y a la presente política.

 

  • Principio de circulación restringida: Sólo se puede enviar o suministrar los datos personales a las siguientes personas:

 

  • Al titular del dato

 

  • A las personas autorizadas por el titular del dato

 

  • A las demás personas legitimadas según lo indica el artículo 20 del decreto 1377 de 2013.

 

  • A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial

En este último caso, de conformidad con la Corte Constitucional, se procederá de la siguiente manera:

En primer lugar, la entidad pública o administrativa debe justificar su solicitud indicando el vínculo entre la necesidad de obtener el dato y el cumplimiento de sus funciones constitucionales o legales.

 

En segundo lugar, con la entrega de la información se le informará a la entidad pública o administrativa que debe cumplir los deberes y obligaciones que le impone la ley 1581 de 2012 y sus normas reglamentarias como responsable del tratamiento. La entidad administrativa receptora de los datos personales debe cumplir con las obligaciones de protección y las garantías que se derivan de la citada ley, en especial la observancia de los principios de finalidad, uso legítimo, circulación restringida, confidencialidad y seguridad.

 

  • Principio de confidencialidad: todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley.

 

  1. RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS.

 

Los datos del responsable y encargado del tratamiento de los datos personales son los siguientes:

 

    • Nombre de la Empresa: CADENA MELODIA DE COLOMBIA S.A.S.
    • NIT: 860047966-2
    • Ubicación: Calle 45 No. 13 – 70 (Bogotá – Colombia)
  • Teléfono: 3231500

 

  1. RESPONSABILIDAD

 

13-1 Deberes de CADENA MELODIA DE COLOMBIA S.A.S.

 

Todos los obligados a cumplir esta política deben tener presente que Son deberes de CADENA MELODIA DE COLOMBIA S.A.S. de acuerdo con la ley 1581 de 2012 con respecto al tratamiento de los datos personales y por ende, deben obrar de tal forma que cumplan las siguientes obligaciones:

 

  • Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

 

  • Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente  autorizado de conformidad con lo previsto en la Ley.

 

  • Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.

 

  • Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente Ley.

 

  • Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente Ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.

 

  • Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el tramite respectivo.

 

  • Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la Ley.

 

  • Actualizar la información reportada por los responsables del tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir del recibo de la misma.

 

  • Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la Ley.

 

  • Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la Ley. Insertar en la base de datos la leyenda”información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.

 

  • Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

 

  • Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas para tener acceso a ella.
  • Inscribir en el Registro Nacional de Bases de Datos, de manera independiente, cada una de las bases de datos que contengan datos personales sujetos a tratamiento.

 

DEBERES DE CADENA MELODIA DE COLOMBIA S.A.S., RESPECTO DEL TITULAR DEL DATO.

 

  • Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en esta política, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.

 

  • Informar de manera clara y suficiente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

 

  • Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data, es decir, conocer, actualizar o rectificar sus datos personales.

 

  • Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos personales.

 

  • Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente política.

 

DEBERES DE CADENA MELODIA DE COLOMBIA S.A.S.,RESPECTO DE LA CALIDAD , SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD DE LOS DATOS PERSONALES

 

  • Observar los principios de veracidad, calidad, seguridad y confidencialidad en los términos establecidos en esta política.

 

  • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

 

  • Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las medidas necesarias para que la información se mantenga actualizada.

 

  • Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.

 

DEBERES DE CADENA MELODIA DE COLOMBIA S.A.S., CUANDO REALIZA EL TRATAMIENTO A TRAVES DE UN ENCARGADO

 

  • Suministrar al encargado del tratamiento únicamente los datos personales cuyo tratamiento esté previamente autorizado. Cuando se trate de transmisiones nacionales e internacionales se deberá suscribir un contrato de transmisión de datos personales o pactar cláusulas contractuales que contengan lo dispuesto en el artículo 25 del decreto 1377 de 2013.

 

  • Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

 

  • Comunicar de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.

 

  • Informar de manera oportuna al encargado del tratamiento las rectificaciones realizadas sobre los datos personales para que éste proceda a realizar los ajustes pertinentes.

 

  • Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.

 

  • Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

 

DEBERES DE CADENA MELODIA DE COLOMBIA S.A.S., RESPECTO DE LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO

 

  • Informarles las eventuales violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.

 

  • Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.



13-2 DERECHOS DE LOS TITULARES

 

Los Titulares de los datos personales contenidos en las bases de datos de CADENA MELODIA DE COLOMBIA S.A.S., tienen derecho a:

 

  • Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del tratamiento o encargados del tratamiento.

 

  • Solicitar prueba de la autorización, salvo cuando expresamente se exeptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el articulo 10 de la Ley 1581 de 2012

 

  • Ser informado por CADENA MELODIA DE COLOMBIA S.A.S., previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

 

  • Presentar ante la Superintendencia de industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012.

 

  • Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

 

  • Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

 

  • Obtener copia de la autorización.

 

  • El Titular también podrá revocar la autorización y solicitar la supresión del dato, cuando no exista un deber legal o contractual que le imponga el deber de permanecer en la base de datos o archivo del responsable o Encargado. 

 

La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos del responsable o Encargado.

 

  • Acceder en forma gratuita a sus datos personales. La información solicitada por el titular podrá ser suministrada por cualquier medio, incluyendo los electrónicos, según lo requiera el titular. La información deberá ser de fácil lectura, sin barreras técnicas que impidan su acceso y deberá corresponder en un todo a aquella que repose en la base de datos.

 

Los derechos de los Titulares, de conformidad con el artículo 20 del decreto 1377 de 2013, podrán ejercerse por las siguientes personas:

 

– Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición de CADENA MELODIA

 

– Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.

 

– Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.

 

– Por estipulación a favor de otro o para otro.

 

Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.

 

  1. FINALIDADES GENERALES DEL USO DE LA INFORMACIÓN

 

El tratamiento de los datos en CADENA MELODIA DE COLOMBIA S.A.S., corresponde a las operaciones de recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de acuerdo al objeto de la empresa y teniendo en cuenta las protecciones debidas al ejercicio del trabajo periodístico dentro de la Libertad de Prensa.

 

  1. FINALIDAD DEL TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS DE LOS CLIENTES. 

 

CADENA MELODIA recolectará, usará y tratará los datos personales de manera leal y lícita para cumplir las actividades propias de su objeto social en especial prestar servicios como los siguientes:

 

  • Realización de campañas de comunicación, programas concursos o  actividades radiales.

 

  • Explotación económica de las actividades o negocios relacionados con pauta publicitaria radial y de medios.

 

  • Publicidad, comercialización, marketing, estudios económicos y de opinión pública, mercadeo, planificación, presentación y exposición, de manera directa o a través de otras compañías o en asocio o por intermediación, como empresas dedicadas a la difusión o a la comercialización de bienes y servicios.

 

  • Difusión o a la comercialización de bienes y servicios que involucren toda clase de publicidad a través de cualquier medio de comunicación como radio, prensa, televisión e Internet.

 

  • Montaje y explotación de elementos, equipos y sistemas de radiodifusión, establecimientos de enlaces, o cadenas para la transmisión y retransmisión de programas comerciales, culturales o deportivos, cuñas, eventos de interés regional, nacional o internacional y de comunicaciones privadas.

 

  • Campañas de comunicación, divulgación y promoción de productos o servicios desarrollados como parte de estrategias internas de CADENA MELODIA

 

  • Investigación de mercados y análisis estadisticos.

 

  • Realización de encuestas de satisfacción y ofrecimiento o reconocimiento de beneficios.

 

  • Conservación de registros históricos de CADENA MELODIA.

 

  • Contacto con proveedores de bienes y/o servicios.

 

  • Realizar recaudo y facturación.

 

  • Compra y venta de participaciones en sociedades.

 

  • Compra, venta y negociación de todo tipo de bienes muebles e inmuebles.

 

  • Consultoría, asesoría técnica, administración, “outsourcing”, comercialización, importación y exportación de todo tipo de productos y bienes, incluyendo, pero sin limitarse a pautas, transmisiones publicitarias, equipos y frecuencias relacionadas con las telecomunicaciones.

 

  • CADENA MELODIA también podrá tratar los datos personales para los siguientes fines:

 

  • Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo de la etapa precontractual, contractual y pos contractual de los titulares de los datos con CADENA MELODIA, cualquiera de los contratos en los que hace parte, así como dar cumplimiento a la ley colombiana o extranjera y a las órdenes de autoridades judiciales o administrativas.

 

  • Dar a conocer, transferir y/o trasmitir datos personales dentro y fuera del país a terceros a consecuencia de un contrato, ley o vínculo lícito que así lo requiera o para cumplir los contratos en que sea parte, así como implementar servicios de computación en la nube o “big data”.

 

  • Implementar estrategias de CRM (customer relationship management), que comprende, entre otras, (i) un modelo de gestión de toda la organización, basada en la orientación al cliente y marketing relacional; (ii) Crear bases de datos o sistemas informáticos de apoyo a la gestión de las relaciones con los clientes, a la venta y al marketing.

 

  • Realizar invitaciones a eventos, mejorar productos y servicios u ofertar nuevos productos, y todas aquellas actividades asociadas a la relación comercial o vínculo existente con CADENA MELODIA, o aquel que llegare a tener.

 

  • Gestionar trámites (solicitudes, quejas, reclamos), efectuar encuestas de satisfacción respecto de los bienes y servicios de CADENA MELODIA o empresas vinculadas, y  aliados comerciales de CADENA MELODIA.

 

  • Suministrar información de contacto y documentos pertinentes a la fuerza comercial y/o red de distribución, tele-mercadeo, y cualquier tercero con el cual CADENA MELODIA posea un vínculo contractual de cualquier índole.

 

  1. FINALIDAD Y TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES DE LOS EMPLEADOS, CONTRATISTAS O PROVEEDORES DE CADENA MELODIA

 

Los datos que se recolecten o almacenen sobre los empleados, contratistas o proveedores de CADENA MELODIA mediante el diligenciamiento de formatos, vía telefónica, o con la entrega de documentos (hojas de vida, anexos) serán tratados para todo lo relacionado con cuestiones laborales de orden legal o contractual según el caso. En virtud de lo anterior, CADENA MELODIA utilizará los datos personales para los siguientes fines respecto de los empleados:

 

  • Dar cumplimiento a las leyes como, entre otras, de derecho laboral, seguridad social, pensiones, riesgos profesionales, cajas de compensación familiar (Sistema Integral de Seguridad Social) e impuestos.
  • Cumplir las instrucciones de las autoridades judiciales y administrativas competentes.
  • Implementar las políticas y estrategias laborales y organizacionales de la casa matriz.
  • Realizar confirmación de referencias Personales y Laborales
  • Realizar visita domiciliaria y consulta de antecedentes.
  • Realizar pruebas de conocimiento y destreza para los cargos que aplique el perfil.
  • Realizar confirmación en las entidades EPS, Fondos de Pensiones, Cajas de Compensación Familiar y Entidades Financieras.
  • Elaborar el contrato laboral con las clausulas adicionales.
  • Entregar y verificar la orden de exámenes médicos ocupacionales y apertura de cuenta de Nómina.
  • Entregar la dotación y elementos de protección personal.
  • Presentar informes relacionados con la oferta y demanda de mano de obra ante el SENA.
  • Recibir, grabar y transcribir incapacidades por enfermedad, accidente laboral, licencia de maternidad – paternidad.
  • Generar pago de liquidación de prestaciones sociales.
  • Realizar ingreso de las novedades de nomina del periodo
  • Realizar novedades de retiro por terminación de contrato o retiro voluntario del trabajador.
  • Efectuar autorizaciones para realizar descuentos de nómina.
  • Realizar evaluaciones medicas ocupacionales periódicas.
  • Investigar y analizar accidentes laborales de los trabajadores
  • Confirmar asistencia de los trabajadores.
  • Realizar actividades de bienestar entre los trabajadores.
  • Contactar a un familiar en el caso de una emergencia sufrida por parte del empleado.
  • Mantener registro de la fecha de ingreso y edad de los empleados cotizantes a las Administradoras de Fondos de Pensiones.
  • Información de los empleados para tramites ante las EPS por inconsistencias y problemas de afiliación personal y de beneficiarios.
  • Tramites a solicitudes de la Caja de Compensación Familiar con respecto a la afiliación y los servicios a los empleados y beneficiarios.
  • Las demas que se presenten en cumplimiento de las actividades laborales.



En cuanto a los contratistas y proveedores, la información se utilizará para adelantar los procesos precontractuales, contractuales y postcontractuales pertinentes y mantener comunicación con los mismos para efectos contractuales y legales.

 

  1. FINALIDAD Y TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES DE LOS VISITANTES A LAS INSTALACIONES DE CADENA MELODIA DE COLOMBIA S.A.S.

 

Respecto de los datos (i) recolectados directamente en los puntos de seguridad, (ii) tomados de los documentos que suministran las personas al personal de seguridad y (iii) obtenidos de las videograbaciones que se realizan dentro o fuera de las instalaciones de CADENA MELODIA, éstos se utilizarán para fines de seguridad de las personas, los bienes e instalaciones de CADENA MELODIA y podrán ser utilizados como prueba en cualquier tipo de proceso.

 

– GRABACIÓN MEDIANTE CÁMARAS EN LAS OFICINAS

 

La finalidad de la realización de grabaciones de videos de vigilancia es la seguridad de las personas que trabajan en las oficinas de CADENA MELODIA DE COLOMBIA S.A.S., y de los visitantes que están en las instalaciones.

 

CADENA MELODIA DE COLOMBIA S.A.S. aclara que:

 

El monitoreo que realizan las cámaras dispuestas por la Cadena Melodia de Colombia S.A.S. al interior de su edificio no tiene como finalidad la recolección de datos personales, estas cámaras son instaladas simplemente por razones de seguridad, pues a partir de las imágenes que de ellas se pueden extraer no es posible vincular o asociar a ninguna persona. Es decir, estas cámaras no tienen la capacidad tecnológica  para captar los rasgos biométricos del rostro de una persona y determinar su identidad, dirección, numero de cedula o en general identificarla.

 

Se colocara en lugar visible a todo el publico que acceda a las instalaciones de CADENA MELODIA DE COLOMBIA S.A.S., un aviso ilustrativo con el siguiente texto:

 

“Por so seguridad y tranquilidad nuestras instalaciones están siendo monitoreadas con cámaras de vigilancia, con su ingreso y circulación nos autoriza a capturar y tratar por medio de audio, video y/o fotografiá, datos personales de carácter sensible, sobre los cuales tiene derecho de acceso rectificación y cancelación, (Ley 1581/2012). Consulte nuestra política de Protección de Datos Personales en www.cadenamelodia.com, o escribanos a habeasdata@cadenamelodia.com”

 

  1. FINALIDAD Y TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES DE LOS SOCIOS Y ACCIONISTAS DE CADENA MELODIA DE COLOMBIA S.A.S.

 

El tratamiento de los datos de los accionistas tendrá como finalidad cumplir los deberes legales pertinentes como, entre otros, llevar los libros y papeles comerciales. De igual forma, la información se utilizará para efectuar todas las actividades relacionadas con los derechos económicos y políticos administrativos de los socios o accionistas. Adicionalmente, sus datos se emplearán para mantener comunicación con los mismos.

 

  1. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES

 

En CADENA MELODIA DE COLOMBIA S.A.S., está prohibida la recolección, almacenamiento, uso y circulación de los datos personales sensibles, excepto en los siguientes aspectos:

 

  • El titular haya dado su autorización explicita a dicho tratamiento.

 

  • El tratamiento sea necesario para proteger el interés vital del titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.

 

  • El tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

 

Prohibiciones en el tratamiento de datos personales sensibles:

 

Esta prohibido realizar exámenes que puedan revelar información con la cual se pueda llegar a discriminar al empleado. Al ser datos sensibles no es obligación suministrarlos y puede considerarse una practica discriminatoria.

 

No se realizaran preguntas en los procesos de selección que no sean relevantes para definir el perfil profesional del aspirante al cargo como por ejemplo condición sexual, antecedentes de acoso laboral, convicciones religiosas, filosóficas y políticas.

 

Se deberá anexar una clausula de autorización de tratamiento de datos en los contratos laborales.

 

  1. AUTORIZACION Y TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLECENTES (NNA)

 

Cuando se trate de la recolección y tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes se deben cumplir los siguientes requisitos:

 

  1. La autorización debe ser otorgada por personas que estén facultadas para representar los NNA. El representante de los NNA deberá garantizarles el derecho a ser escuchados y valorar su opinión del tratamiento teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad de los NNA para entender el asunto.
  2. Se debe informar que es facultativo responder preguntas sobre datos de los NNA.
  3. El tratamiento debe respetar el interés superior de los NNA y asegurar el respeto de sus derechos fundamentales Se debe informar de forma explícita y previa al Titular cuáles de los datos que serán objeto de tratamiento son sensibles y la finalidad del mismo.

 

  1. CLASIFICACIÓN Y TRATAMIENTO ESPECIAL DE CIERTOS DATOS PERSONALES

 

Las personas obligadas al cumplimiento de esta política deben identificar los datos sensibles y de los niños, niñas y adolescentes (NNA) que eventualmente recolecten o almacenen con miras a:

 

  • Implementar responsabilidad reforzada en el tratamiento de estos datos que se traduce en una exigencia mayor en términos de cumplimiento de los principios y los deberes.

 

  • Aumentar los niveles de seguridad de esa información.

 

  • Incrementar las restricciones de acceso y uso por parte del personal de CADENA MELODIA y de terceros.

 

  • Tener presente los requisitos legales y de esta política para su recolección.

 

  1. LA AUTORIZACIÓN

 

La ley 1581 de 2012 exige que la autorización para recolectar datos personales (dirección de correo electrónico, teléfono, etc.) sea informada, previa y expresa tal y como se detalla a continuación:

 

  1. Informar lo que ordena el artículo 12 de la ley 1581 de 2012

 

  1. Obtener autorización previa y expresando

 

  1. Recolectar datos personales

 

Así las cosas, los obligados a cumplir esta política deberán obtener de parte del titular su autorización previa, expresa e informada para recolectar y tratar sus datos personales. Esta obligación no es necesaria cuando se trate de datos de naturaleza pública, tratamiento de información para fines históricos, estadísticos o científicos en los cuales no se vincule la información a una persona específica y datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

 

Para obtener la autorización se deberá seguir las siguientes instrucciones: 

 

En primer lugar, antes de que la persona autorice es necesario informarle de forma clara y expresa lo siguiente:

 

  • El tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo.

 

  • El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes.

 

  • Los derechos que le asisten como titular previstos en el artículo 8 de la ley 1581 de 2012.

 

  • La identificación, dirección física o electrónica y teléfono de CADENA MELODIA

 

En segundo lugar, obtendrá el consentimiento del titular a través de cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.

 

Se deberá dejar prueba del cumplimiento de la obligación de informar y del consentimiento. Si el Titular solicita copia de éstos se deberá suministrárselos. 

La autorización también podrá obtenerse a partir de conductas inequívocas del Titular del Dato que permitan concluir de manera razonable que éste otorgó su consentimiento para el tratamiento de su información. Dicha (s) conducta (s) debe (n) ser muy clara (s) de manera que no admita (n) duda o equivocación sobre la voluntad de autorizar el tratamiento y en ningún caso el silencio del Titular podrá considerarse como una conducta inequívoca.

 

Se encuentran legitimados para otorgar el consentimiento:

 

  1. El Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición CADENA MELODIA.

 

  1. Los causahabientes del Titular, quienes deberán acreditar tal calidad.

 

  1. El (la) representante y/o apoderado (a) del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.

 

La autorización también podrá otorgarse cuando se den casos de estipulación a favor de otro o para otro.

 

AUTORIZACIÓN DE TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES:

 

Cuando se trate de la recolección de datos sensibles se deben cumplir los siguientes requisitos:

 

  1. La autorización debe ser explícita.

 

  1. Se debe informar al Titular que no está obligado a autorizar el tratamiento de dicha información.

 

  1. Se debe informar de forma explícita y previa al Titular cuáles de los datos que serán objeto de tratamiento son sensibles y la finalidad del mismo.

 

  1. AVISO DE PRIVACIDAD

 

El aviso de privacidad es una comunicación verbal o escrita generada por CADENA MELODIA DE COLOMBIA S.A.S., DIRIGIDA AL Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

 

El aviso de privacidad debe contar con los siguientes aspectos como mínimo de acuerdo con el decreto reglamentario 1377 de 2013.

 

  • Nombre o razón social y datos de contacto del responsable del tratamiento.

 

  • El tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo.

 

  • Los mecanismos dispuestos por el responsable para que el Titular conozca la política de tratamiento de la información y los cambios sustanciales que se produzcan en ella o en el Aviso de Privacidad correspondiente. En todos los casos debe informar al Titular como acceder o consultar la política de tratamiento de información.



“Nombre del Responsable: CADENA MELODIA DE COLOMBIA S.A.S.

NIT: 860047966-2

Ubicación: Calle 45 No. 13 – 70 (Bogotá – Colombia)

Contacto: habeasdata@cadenamelodia.com

Teléfono: 3231500

La finalidad del uso de la información suministrada esta enmarcada en la política de Protección de Datos Personales

 

La información personal y sensible que nos entrega, es tratada conforme nuestra política de Protección de Datos Personales, que puede consultar en www.cadenamelodia.com, como titular de la información tiene derecho de acceso, rectificación y cancelación sobre la misma, si tiene cualquier inquietud al respecto puede escribir al correo electrónico habeasdata@cadenamelodia.com.”

 

  1. PROCEDIMIENTOS PARA QUE LOS TITULARES PUEDAN EJERCER SUS DERECHOS

 

A continuación, se detallan los procedimientos para que los titulares de los datos puedan ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información o revocar la autorización. 

 

Los derechos de los Titulares, podrán ejercerse por las siguientes personas legitimadas de conformidad con el artículo 20 del decreto 1377 de 2013: 



  • Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición CADENA MELODIA.

 

  • Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.

 

  • Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.

 

  • Por estipulación a favor de otro o para otro. 



Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.

 

Todas las consultas y reclamos se canalizarán a través de los medios habilitados por CADENA MELODIA, a través del correo electrónico habeasdata@cadenamelodia.com y el teléfono 3231500 de Bogotá, quien adoptará mecanismos de prueba de la radicación y trámite de los mismos.

 

Estas son las pautas para atender consultas y reclamos:

 

CONSULTAS

 

Todas las consultas que realicen las personas legitimadas para conocer los datos personales que reposen en CADENA MELODIA se canalizarán a través de los canales que tiene CADENA MELODIA para el efecto. En todo caso es necesario dejar prueba de lo siguiente:

 

  • Fecha de recibo de la consulta

 

  • Identidad del solicitante

 

Una vez verificada la identidad del titular se le suministrarán los datos personales requeridos. La respuesta a la consulta deberá comunicarse al solicitante en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

RECLAMOS

 

Los reclamos tienen por objeto corregir, actualizar, o suprimir datos o elevar una queja por el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley 1581 de 2012 y en esta política.

 

El reclamo debe presentarse mediante solicitud dirigida a CADENA MELODIA que contenga la siguiente información:



  1. Nombre e identificación del titular del dato o la persona legitimada.

 

  1. Descripción precisa y completa de los hechos que dan lugar al reclamo.

 

  1. Dirección física o electrónica para remitir la respuesta e informar sobre el estado del trámite.

 

  1. Documentos y demás pruebas pertinentes que quiera hacer valer.



Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

 

Si el reclamo está completo, se incluirá en la base de datos o sistema de información una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Ésta deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. 

 

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

REQUISITO DE PROCEDIBILIDAD:

 

El Titular solo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), una vez haya agotado el tramite de consulta o reclamo ante CADENA MELODIA DE COLOMBIA S.A.S.

 

  1. MECANISMO PARA INFORMAR VIOLACIONES A LOS CÓDIGOS DE SEGURIDAD

 

En caso de violación a los códigos de seguridad implementados en CADENA MELODIA DE COLOMBIA S.A.S., la persona a cargo de la administración de la base de datos debe informar al Representante Legal de la situación para que posteriormente se informe a la Superintendencia de Industria y Comercio a través de comunicado por escrito explicando lo ocurrido y estableciendo el plan de acción para eliminar la causa raíz de la violación de los códigos de seguridad.

 

La violación de los códigos de seguridad se pueden originar por los siguientes aspectos:

 

  • Robo de información de los titulares de CADENA MELODIA DE COLOMBIA S.A.S., a través de ataques informáticos.

 

  • Dejar información de datos personales expuesta para consulta de usuarios que no lo requieran.

 

  • Perdida de información de los titulares por fallas en la tecnología, en los procesos, errores humanos o eventos externos.

 

  1. VIGENCIA

 

Las bases de datos que son de responsabilidad de CADENA MELODIA DE COLOMBIA S.A.S., tendrán su vigencia durante el tiempo que se mantengan las finalidades del tratamiento de la información.

 

El proceso de implementación y la entrada en vigencia de la Política y Procedimientos para el Tratamiento de Datos Personales está a partir de su publicación.